あけましておめでとうございます！ 久しぶりの更新となってしまいました😅 新年1発目ということで、今日は「スケジュール管理」について書かせていただこうと思います。
スケジュール管理に便利なデジタルツール
みなさん、2024年は、スケジュール管理をデジタルで行いますか？ それとも紙の手帳を使いますか？ 私は5、6年前まではずっと紙の手帳でスケジュールを管理していたのですが、最近はすっかりデジタルに移行しています。現状の使っているツールをまとめてみます。
●アポなどの予定……Googleカレンダー
●リマインダー……GoogleのToDoリストというアプリ
●工程管理…………デジタルプランナー
現在は、仕事のアポなどの予定は「Googleカレンダー」で、仕事のリマインダーはGoogleの「ToDoリスト」というアプリで管理しています。
これに加えて、3年前から、仕事の工程管理を、デジタル手書きができるデジタル手帳＝「デジタルプランナー」を使って行ってきました。
○月○日の○時に取材や、オンラインの打ち合わせといったピンポイントの予定は、Googleカレンダーで管理するのが便利ですが、この仕事を何日までに何割進める。何日までに終えて次の工程に移る……といった工程管理は、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリで管理するのは難しいです。そこで、使っているのがデジタル手書きができるデジタルプランナーです。
デジタルプランナーとは？
デジタルプランナーとは、簡単に言えばデジタルの手帳です。上の写真は、私が使ってきた昨年のデジタルプランナーの、ある1週間のページです（仕事の名称は●●など、ダミーにしてあります）。何曜日にはこの原稿を何割進めて、夕方以降に別の原稿を何本書く、何曜日はこのアポを行い、こちらの記事は入稿を進めるといったことを、一覧でぱっと見てわかるように、管理しています。きっと、みなさんも同じだと思いますが、複数の仕事が並行して進んでいると、何をいつまでにするかが分からなくなりがちなため、こういった工程表が必要になってくると思います。
いわゆる、「ガントチャート」というのかもしれませんが、私はそのガントチャートを、自分なりに作成して管理しています。
工程表では、矢印や蛍光色による色分けなどを使って、仕事にかかる期間や、複数の仕事を区別していることもあり、手書きのほうが向いています。そのため、デジタルプランナーを3年にわたって使ってきました。
Goodnotesでデジタルプランナーを購入する方法
これまでは、あるiPad系YouTuberの方のHPでデジタルプランナーを購入して使っていたのですが、2024年は、愛用しているノートアプリのGoodnotes 6の「マーケットプレイス」で、デジタルプランナーを購入してみました。
Goodnotes6を開くと、左側のメニューの1番下に「マーケットプレイス」があります。そちらをタップすると、プランナーやペーパー、ステッカー、カバー、カードなどのアイテムがいろいろ販売されています。無料のものもありますが、有料のものが多いようです。この中のプランナーから、今回は「アドバンスドビジネスプランナー」というデジタルプランナーを購入してみました。プランナーの詳細ページを開き、金額をタップすると購入できます。
この「アドバンスドビジネスプランナー」は、価格が1500円で、テンプレートが250種類以上あり、合計1392ページというすごいボリュームです。デザインは、とてもシンプルで自分の好みに合っています。この他、プランナーにはカラフルなもの、可愛らいしいものなどありますので、好きな手帳を選ぶように、自分に合うものを選んでみてください。とは言っても、まだ種類はそれほど多くはありません。
デジタルプランナーのメリットとは
デジタルプランナーと紙の手帳の大きな違いは、例えば、日付が並んだマンスリーページの、日付をタップすると、その日付のデイリーページに飛んだり、ウィークリーのページに飛んだりもできるところ。ホームボタンもあり、ワンタップで先頭のインデックスに戻ることもできます。このようにいろんなページにリンクが貼られ、素早く移動できるところが、紙の手帳にはないデジタルプランナーの便利な点だと思います。
もう一つは、デジタルの手書きなので、コピペができたり、消しゴムツールで消して書き直したり、選択ツールで囲んで移動したりなど、きれいに書き込んで使えます。写真を取り込んだり、アイコンを貼り付けたり、手帳デコも簡単に楽しめます。
また、書き込んだ予定を検索できるのも便利です。Goodnotesでは、手書きの文字も検索できますが、綺麗に書いた文字でないと認識されず、なかなかヒットしません。そこで私は、仕事ごとの名称はテキストボックスを使って入力するようにしています。そうすることで、あの仕事の予定はどうなっていたかなというときに、すぐに検索できます。
もう一点、Goodnotesのデジタルプランナーを使うメリットですが、GoodnotesはiPadだけでなく、iPhone版もあり同期できますので、出先にいてiPadが手元にないときも、iPhoneで工程をパッと確認できます。これが意外と便利です。
今回購入したアドバンスドデジタルプランナーですが、ウィークリーのページだけでもオーバービュー、スケジュール、リフレクション、ファイナンス、プロジェクトと膨大な種類があります。まだほとんど使いこなせていませんが、いろいろ試してみて、またこちらで紹介させていただきたいと思います。
ではでは、最後までご覧いただきまして、ありがとうございました！
